Forse potrai recuperare i files caricati su WFiles, ma gli utenti e i gruppi che avevi creato sul database ? Le autorizzazioni che avevi impostato ? I log ecc. ecc. ?
Proprio mentre sei in preda alla più cupa disperazione, ti ricordi di aver attivato la funzione di backup automatico del database !

Accedi quindi alla tua email di amministrazione, ed ecco che trovi il dump SQL del database MySQL di WFiles, aggiornato a ieri!

Come attivare la funzione

La funzione può essere attivata durante l‘installazione iniziale, aggiungendo la spunta “Invio automatico giornaliero del backup del database all’email dell’amministratore“, oppure modificando la seguente riga nel file /includes/config.php

define("AUTODBSQLBACKUP", 1);

impostare a 1 la costante AUTODBSQLBACKUP per attivare la funzione, 0 per disattivarla.

Una volta attivata la funzione, WFiles invierà giornalmente via email il file dump SQL, ovvero tutto il database compreso di struttura e dati. Ecco un esempio dell’email inviata all’amministratore:

email con file di backup SQL

Ripristino del database

Per ripristinare il database con il file che abbiamo ricevuto via email, dobbiamo importarlo nel database, utilizzando PhpMyAdmin o qualsiasi altro tool di amministrazione di MySQL.

Prova la demo online !

Spostare di file e cartelle in WFiles è semplicissimo. Possiamo scegliere se spostare solo i file di una cartella o se spostare solo le cartelle ( con evenutali sottocartelle e file all’interno ).
Per spostare i file procederemo in questo modo:

1. clicchiamo su “Sposta File”
   

   cliccare su "sposta file"

2. selezioniamo i file che intendiamo spostare
   

   selezionare i file da spostare

   potrai spostare i file solo se hai i permessi di cancellazione su questi. Clicchiamo su “avanti” per procedere.

3. seleziona la cartella di destinazione, cioè la cartella in cui spostare i file selezionati in precedenza. Puoi  navigare tra le cartelle, cliccando su “cartella superiore” per salire di livello finchè non si raggiunge la root ./ , e poi cliccando sul nome della cartella. Avremo conferma della selezione dal messaggio di stato “La cartella selezionata è <nome cartella>”:
   

   selezionare la cartella di destinazione

   per poter spostare i file nella nuova cartella, è necessario avere i permessi di scrittura. Clicchiamo su “avanti” per procedere.

4. prima di procedere allo spostamento dei file ci viene proposto il riepilogo dei file e il percorso della cartella in cui verranno spostati
   

   riepilogo e conferma dello spostamento

   per confermare lo spostamento cliccare su “Conferma”.

Per spostare le cartelle seguire queste istruzioni:

1. clicchiamo su “Sposta cartelle”
   

   sposta cartelle

   potrai spostare le cartelle solo se hai i permessi di cancellazione su queste. Clicchiamo su “avanti” e seguiamo la stessa procedura vista con lo spostamento file ( selezione cartelle, selezione cartella di destinazione e conferma ).

Come abbiamo visto, la procedura ci guida passo passo, evitando di fare gli errori più comuni legati allo spostamento di file e cartelle. Infatti se spostiamo file già presenti nella cartella, questi non verranno spostati e quando invece dobbiamo selezionare la cartella di destinazione, nella lista verranno nascoste le cartelle nelle quali non abbiamo permessi di scrittura. Verranno anche nascosti i file che non possiamo spostare ( senza permesso di cancellazione ).

Prova lo spostamento di file e cartelle nella demo online !

Ogni volta che ci approcciamo a utilizzare un nuovo software dobbiamo acquistare familiarità con l’interfaccia grafica e con le varie funzioni.  In WFiles ogni funzione è documentata dettagliatamente nel manuale online.

In ogni schermata del software è presente la seguente icona che porta esattamente alla descrizione e alle istruzioni sulla funzione in cui ci troviamo. Se ad esempio siamo in Gestione Permessi file/cartelle nell’area di amministrazione cliccando sull’icona, il manuale presenterà una guida su come utilizzare la funzione

schermata guida in linea

Con l’aiuto del manuale online, impareremo quindi ad usare le funzioni di WFiles al meglio e con più velocità.

Prova la demo online !

Può capitare di non avere la possibilità di utilizzare WFiles  (ad es.  per mancanza di collegamento a Internet), oppure di avere la necessità di creare una copia di backup dei file inseriti nel nostro web file manager.

In questi casi faremo il download dei file che ci interessa copiare nel nostro pc, mantenendo la struttura delle cartelle che abbiamo in WFiles. Così facendo però, perderemo le informazioni sulle cartelle ( data ultima modifica, descrizione, percorso e struttura della cartella ecc. ).  La funzione esporta informazioni cartella risolve questo problema.

Nell’area di amministrazione clicchiamo su FileManager nella barra in alto

esporta info cartelle

per fare il backup della cartella corrente ( \cartellaPubblica\ProgettoPippo2009 ) seguiamo le seguenti istruzioni:

1. creiamo nel nostro pc la cartella C:\ProgettoPippo2009 e al suo interno le sottocartelle Ingegneri, Amministrazione e Dirigenti ( se sono presenti dei file bisogna scaricarli e copiarli nelle cartelle )
2. clicchiamo su Esporta Info e salviamo il file index.htm in C:\ProgettoPippo2009.
3. clicchiamo su Esporta Info in corrispondenza della cartella Ingegneri e salvare il file nella cartella C:\ProgettoPippo2009\Ingegneri, ripetere l’operazione per le altre cartelle

Apriamo il file C:\ProgettoPippo2009\index.htm con il browser

browsing in locale

le cartelle e i file saranno cliccabili e in questo modo potremo navigare all’interno delle cartelle anche in locale, nel proprio pc.

Il backup dei file è un’operazione necessaria e fondamentale per l’amministratore di sistema. E’ possibile usare questa funzione per effettuare il backup di alcune cartelle di WFiles, ma se si ha accesso diretto al server e si vuole effettuare un backup periodico e completo è consigliabile usare software specifici o i vari tools forniti dal sistema operativo del server.

Prova la demo online !

Utenti in linea

Tramite questo log l’amministratore può conoscere quali utenti sono online, cioè connessi in WFiles in quel preciso momento. Le informazioni che vengono registrate sono

• username
• indirizzo IP
• data e ora dell’ultimo accesso

visualizzazione utenti online

Login e Logout

Questo log traccia tutte le operazioni di login ( entrata nel sistema ) e logout ( uscita dal sistema ) per ogni utente.
Le informazioni che vengono registrate sono:

• username
• indirizzo ip
• data e ora
• azione ( login o logout )

E’ possibile filtrare i log per data, impostando il giorno, il mese e l’anno.

visualizzazione registro login/logout

Editing File

Il log registra le operazioni di modifica dei file per ogni utente. Quando un utente sta modificando un file ( editing ), questo rimane bloccato nel sistema, cioè nessun altro può scaricarlo , finchè l’utente non termina la modifica o sblocca il file. La prima azione ( modifica del file ) viene registrata con lo stato “aperto per modifica“, la seconda ( upload del file modificato ) con “file modificato“.
Le informazioni che vengono registrate sono:

• username
• indirizzo IP
• data e ora
• nome del file
• azione

E’ possibile filtrare i log per data, impostando il giorno, il mese e l’anno.

visualizzazione log editing file

User File Download ( se abilitato )

Questo log è disponibile se è stata abilitata la funzione di UserFileDownload. La sua funzione è quella di elencare tutti i file non ancora scaricati dagli utenti. Le informazioni registrate sono:

• nome del file
• lista utenti che non hanno scaricato il file

report User File Download

Come abbiamo visto con l’aiuto dei log possiamo sapere come e quando il sistema viene utilizzato dagli utenti e avere il controllo degli accessi e delle operazioni delicate quali la modifica dei file o il download di un file da parte di un utente.

Prova la demo online !

Un modello di autorizzazione è una lista di permessi ( a utenti e gruppi ), a cui possiamo dare un nome e che possiamo successivamente applicare a file e cartelle. In questo modo, se ad esempio dobbiamo assegnare gli stessi permessi a più cartelle, possiamo prima creare un modello ( cioè la lista dei permessi ) e dopo, durante la creazione della cartella, associare direttamente il modello creato, senza dover aggiungere manualmente i singoli permessi.

Vediamo come funziona praticamente. Nell’area di amministrazione cliccare su Autorizzazioni nella barra in alto, poi su Modelli di Autorizzazioni nel menu a sinistra

modelli di autorizzazione - lista

clicchiamo su Nuovo modello di autorizzazione

modelli di autorizzazione - nuovo modello

inseriamo in nome modello il testo “gruppi-Filippo.Miceli ” e clicchiamo su Salva le impostazioni

Successivamente, nella lista dei modelli, clicchiamo su modifica in corrispondenza del modello “gruppi-Filippo.Miceli”.

Nel pannello di inserimento permessi, inserire il permesso di lettura per i gruppi ingegneri, dirigenti e amministratori e il permesso di controllo completo per l’utente Filippo.Miceli. Per confermare clicchiamo su Salva le impostazioni.

modelli di autorizzazione - permessi

Il nostro modello è creato e configurato correttamente, ora possiamo associarlo a cartelle o file.

Selezioniamo filemanager dalla barra in alto e poi clicchiamo su Crea Cartella

creazione cartella - associazione modello di autorizzazione

inserire nel nome cartella il testo “cartellaPubblica” e selezionare in Autorizzazioni il modello “gruppi-Filippo.Miceli“, cliccare poi su Salva.

Entriamo ora nell’area utenti effettuando il login come Filippo.Miceli e in corrispondenza della cartella “cartellaPubblica” cliccare su per visualizzare i permessi assegnati alla cartella

modelli autorizzazione - verifica assegnazione permessi

come vediamo i permessi assegnati sono quelli che abbiamo impostato nel modello di autorizzazione da noi creato.

Il modello di autorizzazione può essere associato anche ad un file o ad una cartella progetto, la procedura è la stessa.

Prova a creare i tuoi modelli di autorizzazione con la demo !

C’è chi aggiunge prefissi, suffissi, numeri progressivi, date.. qualunque cosa, basta che segua la nostra naming convention.

La funzione Rinomina Multipla, inclusa in WFiles, consente di rinominare uno o più file, impostando una regola di rinominazione personalizzata. Vediamo un esempio pratico.

Entriamo nell’area utenti e trasferiamo, nella cartella \Dirigenti\Filippo.Miceli\test, i seguenti file, con la funzione di upload multiplo:

rinomina multipla - upload

clicchiamo su rinomina

rinomina multipla - selezione file

selezioniamo i file che vogliamo rinominare e clicchiamo su avanti

rinomina multipla - impostazione regole

impostiamo la nostra regola di rinominazione utilizzando i seguenti caratteri

Il simbolo * quindi inserisce il nome del file in qualsiasi posizione, ad es. se impostiamo “doc_*” avremo “doc_filePippo.txt”.

Il simbolo # aggiunge una cifra numerica, ad es. con “*_#” si avrà “filePippo_1.txt”.  Se vogliamo più cifre, non dobbiamo far altro che inserire più # e quindi con “*_###” si avrà “filePippo_001.txt”.
Possiamo cambiare il numero progressivo di partenza, ad es. se impostiamo 10 il primo file partirà da “filePippo_010.txt” ( assumendo la regola “*_###” ).

Nel nostro esempio, inseriamo la regola “*_###” e facciamo partire il numero progressivo da 1. Per procedere clicchiamo su avanti

rinomina multipla - anteprima

ci viene visualizzata l’anteprima della nostra rinominazione personalizzata, a destra abbiamo i vecchi nomi e a sinistra i nuovi.  Per confermare clicchiamo su rinomina

rinomina multipla - conferma

il sistema ci dà conferma dell’avvenuta rinomina e a questo punto non ci resta che entrare nella cartella .\Dirigenti\Filippo.Miceli\test per verificare

rinomina multipla - verifica

Se vogliamo rinominare file già esistenti in WFiles, non dobbiamo far altro che cliccare sul pulsante e seguire la stessa procedura spiegata finora. La funzione è disponibile anche nell’area di amministrazione.

Se qualcosa non ti è chiaro, puoi seguire il Video Tutorial

Prova le tue regole di rinominazione con la demo online !

Un altro componente grafico molto utile nella copia dei file è la Progress Bar, ovvero la barra che ci indica lo stato di avanzamento, in percentuale, del processo di copia o di download dei file. La progress bar la troviamo anche in qualsiasi applicazione che indichi lo stato di avanzamento di un’operazione che impieghi un certo periodo di tempo ed è molto usata anche nelle applicazioni web.

WFiles utilizza sia il drag & drop che la progress bar, attraverso la funzione di Upload Multiplo. Tramite questa funzione potremo effettuare un upload di uno o più file, semplicemente trascinando col mouse i file dal nostro computer a WFiles.

Passiamo alla pratica. Nell’area  utenti del nostro web file manager, selezionare la cartella in cui inserire i file e cliccare su 

upload multiplo trascina i file

per eseguire questa funzione devi aver abilitato Java nel tuo browser oltre ad avere il Java Runtime installato sul computer.

La prima volta che aprirai questa pagina ti verrà chiesto di autorizzare l’esecuzione dell’applet. Alla fine del caricamento del componente Java, verrà visualizzata un’immagine con la scritta Trascina i file qui, questa è l’area in cui dovrai trascinare i file con il mouse. Seleziona quindi i file e trascinali nell’area in questo modo:

upload multiplo trascinamento file

durante il trasferimento, a seconda della dimensione dei file e della banda, la progress bar ci indicherà l’avanzamento della copia dei file dal nostro computer a WFiles. Una volta terminata l’operazione di upload, visualizzeremo l’elenco dei file inviati:

upload multiplo elenco file inviati

a questo punto, l’operazione è conclusa e, se desideriamo, possiamo inviare una notifica via mail agli utenti, oppure rinominare i file secondo le nostre esigenze.

Prova il drag & drop nella demo !

In WFiles possiamo avere la necessità di scaricare molti file nel modo più veloce possibile, e il cliccare sul pulsante per ogni file non è la soluzione ottimale, specialmente se dobbiamo scaricare molti file, per non parlare poi dell’esaurimento nervoso che potrebbe arrecarci .

La soluzione ideale a questo problema, è l’utilizzo della funzione di Download Multiplo. Questa funzione permette di selezionare i file di una cartella e di scaricarli in un solo file zip.  Ovviamente i file selezionabili sono quelli in cui abbiamo i permessi di lettura.

Vediamo praticamente come si utilizza la funzione. Nell’area utenti entriamo nella cartella contenente i file che vogliamo scaricare e cliccare su

pulsante download multiplo

selezionare i file che ci interessano, se vogliamo scaricarli tutti possiamo cliccare su Seleziona tutti, successivamente cliccare su Avanti

download multiplo selezione file

la schermata successiva mostra il riepilogo dei file selezionati, possiamo inoltre inserire il nome dell’archivio. Per confermare clicchiamo su Scarica il file zip.

download multiplo nome archivio

salvare il file Archivio.zip sul proprio pc

download multiplo scaricare l'archivio zip

una volta scaricato il file, scompattare l’archivio zip, all’interno troveremo i file che abbiamo selezionato in WFiles

download multiplo cartella file scaricati

Non dovrai più scaricare un file alla volta, questa funzione è molto utile e facile da usare, provala subito online con la nostra demo !

WFiles utilizza un innovativo sistema di virtualizzazione del file system, basato su un database ( MySQL ).
Per capirci meglio, ogni file ( o cartella ) che inseriamo in WFiles, viene creato non solo sul file system del server, ma anche nel database. L’utilizzo di questo sistema di memorizzazione ha questi vantaggi:

• velocità nella navigazione, perchè non si accede direttamente al file system ma si visualizzano i dati tramite query al database;
• gestione utenti e gruppi indipendente dal sistema operativo, possiamo decidere noi quali utenti e gruppi creare, senza dover contattare il sistemista o l’amministratore del server;
• gestione permessi e autorizzazioni personalizzata, siamo sempre noi ad assegnare i permessi agli utenti e ai gruppi, in modo estremamente semplice.
• è sicuro, perchè non si utilizzano le autorizzazioni e gli account del sistema operativo, ma solamente account creati appositamente per il nostro web file manager.

Essendo un sistema virtualizzato sul database, l’inserimento, la rinomina, la cancellazione e qualsiasi altra operazione sui file, dev’essere necessariamente eseguita all’interno di WFiles. Se eseguiamo queste operazioni direttamente sul file system ( non in WFiles ), avremo un sistema non sincronizzato, non troveremo cioè i file e le cartelle che abbiamo copiato fisicamente nella cartella del server.

La funzione Scansione file/cartelle risolve questo problema, aggiungendo i file e le cartelle che non sono presenti nel database di WFiles. Questa funzione può essere utilizzata anche per importare file e cartelle già esistenti, nel percorso fisico dei file che abbiamo impostato durante l’installazione e la configurazione iniziale.

Facciamo un esempio pratico. Supponiamo che il nostro percorso fisico dei file creati in WFiles sia C:\rootWFiles

percorso fisico dei file

Entriamo nell’area di amministrazione e clicchiamo su Filemanager sulla barra in alto

notiamo che WFiles è correttamente sincronizzato con i file presenti nel file system.

Copiamo un file ( filepippo.doc ) e una cartella ( cartellaPippo ), nella cartella C:\rootWFiles, utilizzando Esplora risorse di Windows.

percorso fisico dei file con nuovi file

In WFiles questi due file non verranno visualizzati, non abbiamo quindi un sistema sincronizzato con il file system.

Dal menu di sinistra, clicchiamo su Scansione file/cartelle

scansione file e cartelle

il file filepippo.doc e la cartella cartellaPippo sono stati aggiunti automaticamente in WFiles, e sono quindi disponibili nel filemanager.

N.B. L’importazione della cartella cartellaPippo non comprende anche l’importazione di tutto il suo contenuto. Per poter importare i file contenuti al suo interno è necessario aprire la cartella e permettere alla funzione di importare automaticamente i file. Questa operazione dev’essere quindi eseguita per tutte le sottocartelle non copiate nella cartella principale (C:\rootWFiles ), ad esempio in C:\rootWFiles\cartellaPippo\cartella1, C:\rootWFiles\cartellaPippo\cartella1\cartella2 ecc..

Sebbene in WFiles esista la funzione di importazione di file e cartelle, è consigliabile inserire e creare cartelle solo all’interno del web file manager.

I nomi dei file importati potrebbero essere modificati durante la scansione. In WFiles, infatti, c’è un controllo sulla validità del nome di un file/cartella, che consente di rinominare automaticamente il file se questo esiste già ( aggiungendo un numero alla fine del nome ).
Inoltre, per evitare problemi di incompatibilità tra i set di caratteri utilizzati nel proprio browser, WFiles elimina i caratteri non alfanumerici ( cioè accetta i caratteri compresi tra A e Z e  tutti i numeri da 0 a 9).

Se il nome del file/cartella da importare contiene un carattere non permesso, questo verrà aggiunto in WFiles senza quel carattere e rinominato sul server con lo stesso nome memorizzato nel database. Ad esempio se vogliamo importare il file 14°-file.txt, in WFiles verrà aggiunto come 14-file.txt e il file 14°file.txt sarà rinominato in 14-file.txt.

Non ti resta che provare tu stesso questa funzione con la nostra demo, buona fortuna