Forse potrai recuperare i files caricati su WFiles, ma gli utenti e i gruppi che avevi creato sul database ? Le autorizzazioni che avevi impostato ? I log ecc. ecc. ?
Proprio mentre sei in preda alla più cupa disperazione, ti ricordi di aver attivato la funzione di backup automatico del database !

Accedi quindi alla tua email di amministrazione, ed ecco che trovi il dump SQL del database MySQL di WFiles, aggiornato a ieri!

Come attivare la funzione

La funzione può essere attivata durante l‘installazione iniziale, aggiungendo la spunta “Invio automatico giornaliero del backup del database all’email dell’amministratore“, oppure modificando la seguente riga nel file /includes/config.php

define("AUTODBSQLBACKUP", 1);

impostare a 1 la costante AUTODBSQLBACKUP per attivare la funzione, 0 per disattivarla.

Una volta attivata la funzione, WFiles invierà giornalmente via email il file dump SQL, ovvero tutto il database compreso di struttura e dati. Ecco un esempio dell’email inviata all’amministratore:

email con file di backup SQL

Ripristino del database

Per ripristinare il database con il file che abbiamo ricevuto via email, dobbiamo importarlo nel database, utilizzando PhpMyAdmin o qualsiasi altro tool di amministrazione di MySQL.

Prova la demo online !

Spostare di file e cartelle in WFiles è semplicissimo. Possiamo scegliere se spostare solo i file di una cartella o se spostare solo le cartelle ( con evenutali sottocartelle e file all’interno ).
Per spostare i file procederemo in questo modo:

1. clicchiamo su “Sposta File”
   

   cliccare su "sposta file"

2. selezioniamo i file che intendiamo spostare
   

   selezionare i file da spostare

   potrai spostare i file solo se hai i permessi di cancellazione su questi. Clicchiamo su “avanti” per procedere.

3. seleziona la cartella di destinazione, cioè la cartella in cui spostare i file selezionati in precedenza. Puoi  navigare tra le cartelle, cliccando su “cartella superiore” per salire di livello finchè non si raggiunge la root ./ , e poi cliccando sul nome della cartella. Avremo conferma della selezione dal messaggio di stato “La cartella selezionata è <nome cartella>”:
   

   selezionare la cartella di destinazione

   per poter spostare i file nella nuova cartella, è necessario avere i permessi di scrittura. Clicchiamo su “avanti” per procedere.

4. prima di procedere allo spostamento dei file ci viene proposto il riepilogo dei file e il percorso della cartella in cui verranno spostati
   

   riepilogo e conferma dello spostamento

   per confermare lo spostamento cliccare su “Conferma”.

Per spostare le cartelle seguire queste istruzioni:

1. clicchiamo su “Sposta cartelle”
   

   sposta cartelle

   potrai spostare le cartelle solo se hai i permessi di cancellazione su queste. Clicchiamo su “avanti” e seguiamo la stessa procedura vista con lo spostamento file ( selezione cartelle, selezione cartella di destinazione e conferma ).

Come abbiamo visto, la procedura ci guida passo passo, evitando di fare gli errori più comuni legati allo spostamento di file e cartelle. Infatti se spostiamo file già presenti nella cartella, questi non verranno spostati e quando invece dobbiamo selezionare la cartella di destinazione, nella lista verranno nascoste le cartelle nelle quali non abbiamo permessi di scrittura. Verranno anche nascosti i file che non possiamo spostare ( senza permesso di cancellazione ).

Prova lo spostamento di file e cartelle nella demo online !

Sono pronto a partire. Sono diretto alla fiera del mio settore dove dovrò esporre i miei prodotti, incontrare potenziali clienti, partecipare attivamente a convegni e workshop, etc… le solite cose. Come al solito ho proprio tutto: i bagagli sono pronti, il notebook è in borsa con tutti i suoi accessori… non ho dimenticato nulla… tutto perfetto.

Nel notebook ho tutto quanto mi occorre per lavorare:
1. Listini prodotti aggiornati,
2. schede tecniche e brochure,
3. progetti,
4. moduli di offerta ed ordine
5. file contenenti le slide delle mie presentazioni, quelle che mi supporteranno come relatore in un workshop a cui assistono clienti e partner.
6. oltre a Rubrica numeri di telefono ed indirizzi di posta elettronica… (sono anche sul cellulare)

Tutto è perfetto ed il primo giorno di fiera va benissimo ma alle ore 15,00 il mio notebook si spegne e non dà più segni di vita. Non so se il problema è l’alimentatore, il processore, la ram, l’hard disk e francamente non mi interessa affatto!

Questo mi fa perdere completamente le staffe dato che alle 17,00 sarò relatore ad un workshop in cui presenterò filmati e fotografie del nuovo catalogo prodotti! Comincio a sudare freddo…

“Questo è un vero rottura di xxxxx! All’interno del notebook ho tutti i documenti che mi servono, comprese le slide in powerpoint che mi sarebbero servite dopo circa due ore. Porto con me una pennetta usb
ma non avevo di certo potuto immaginare questo grosso problema e quindi non ho fatto copia del file. Penso subito di chiamare in ufficio per chiedere aiuto ai colleghi ma poi ricordo che la fiera, come spesso accade, si tiene durante il fine settimana e quindi in ufficio non troverò nessuno.”

Proprio quando stavo per uscire completamente di senno a causa di una pestilenziale “stretta allo stomaco” ricordo di aver creato una cartella dedicata alla “Fiera di settore” all’interno di Wfiles, il software acquistato da voi. Penso…. :”che xxxx (fortuna)!”

Immediatamente punto e raggiungo uno dei tanti Pc collegati ad internet presenti in fiera, mi collegho a Wfiles, ed accedo ai miei documenti, compresa ovviamente tutta la documentazione utile per la Fiera. Scarico i file e sono pronto. In questo caso Wfiles è stato “provvidenziale”…

Grazie,

Luigi xxxxxxxx, Imprenditore

Comincio dunque a disperarmi e ricordo che l’ultima volta che mi accadde una cosa simile (tutto sommato cose
che capitano…) persi un grosso affare.

Ad un certo punto un pensiero mi rallegra. Ricordo di aver caricato l’importante documento all’interno del mio Wfiles. Tiro un grosso sospiro di sollievo perchè so che mi basterà accedere ad internet da un qualunque pc per scaricare e stampare l’offerta.

Non ho perso il cliente…

Non ho percorso tanti Kilometri a vuoto…

Ogni volta che ci approcciamo a utilizzare un nuovo software dobbiamo acquistare familiarità con l’interfaccia grafica e con le varie funzioni.  In WFiles ogni funzione è documentata dettagliatamente nel manuale online.

In ogni schermata del software è presente la seguente icona che porta esattamente alla descrizione e alle istruzioni sulla funzione in cui ci troviamo. Se ad esempio siamo in Gestione Permessi file/cartelle nell’area di amministrazione cliccando sull’icona, il manuale presenterà una guida su come utilizzare la funzione

schermata guida in linea

Con l’aiuto del manuale online, impareremo quindi ad usare le funzioni di WFiles al meglio e con più velocità.

Prova la demo online !

Può capitare di non avere la possibilità di utilizzare WFiles  (ad es.  per mancanza di collegamento a Internet), oppure di avere la necessità di creare una copia di backup dei file inseriti nel nostro web file manager.

In questi casi faremo il download dei file che ci interessa copiare nel nostro pc, mantenendo la struttura delle cartelle che abbiamo in WFiles. Così facendo però, perderemo le informazioni sulle cartelle ( data ultima modifica, descrizione, percorso e struttura della cartella ecc. ).  La funzione esporta informazioni cartella risolve questo problema.

Nell’area di amministrazione clicchiamo su FileManager nella barra in alto

esporta info cartelle

per fare il backup della cartella corrente ( \cartellaPubblica\ProgettoPippo2009 ) seguiamo le seguenti istruzioni:

1. creiamo nel nostro pc la cartella C:\ProgettoPippo2009 e al suo interno le sottocartelle Ingegneri, Amministrazione e Dirigenti ( se sono presenti dei file bisogna scaricarli e copiarli nelle cartelle )
2. clicchiamo su Esporta Info e salviamo il file index.htm in C:\ProgettoPippo2009.
3. clicchiamo su Esporta Info in corrispondenza della cartella Ingegneri e salvare il file nella cartella C:\ProgettoPippo2009\Ingegneri, ripetere l’operazione per le altre cartelle

Apriamo il file C:\ProgettoPippo2009\index.htm con il browser

browsing in locale

le cartelle e i file saranno cliccabili e in questo modo potremo navigare all’interno delle cartelle anche in locale, nel proprio pc.

Il backup dei file è un’operazione necessaria e fondamentale per l’amministratore di sistema. E’ possibile usare questa funzione per effettuare il backup di alcune cartelle di WFiles, ma se si ha accesso diretto al server e si vuole effettuare un backup periodico e completo è consigliabile usare software specifici o i vari tools forniti dal sistema operativo del server.

Prova la demo online !

Utenti in linea

Tramite questo log l’amministratore può conoscere quali utenti sono online, cioè connessi in WFiles in quel preciso momento. Le informazioni che vengono registrate sono

• username
• indirizzo IP
• data e ora dell’ultimo accesso

visualizzazione utenti online

Login e Logout

Questo log traccia tutte le operazioni di login ( entrata nel sistema ) e logout ( uscita dal sistema ) per ogni utente.
Le informazioni che vengono registrate sono:

• username
• indirizzo ip
• data e ora
• azione ( login o logout )

E’ possibile filtrare i log per data, impostando il giorno, il mese e l’anno.

visualizzazione registro login/logout

Editing File

Il log registra le operazioni di modifica dei file per ogni utente. Quando un utente sta modificando un file ( editing ), questo rimane bloccato nel sistema, cioè nessun altro può scaricarlo , finchè l’utente non termina la modifica o sblocca il file. La prima azione ( modifica del file ) viene registrata con lo stato “aperto per modifica“, la seconda ( upload del file modificato ) con “file modificato“.
Le informazioni che vengono registrate sono:

• username
• indirizzo IP
• data e ora
• nome del file
• azione

E’ possibile filtrare i log per data, impostando il giorno, il mese e l’anno.

visualizzazione log editing file

User File Download ( se abilitato )

Questo log è disponibile se è stata abilitata la funzione di UserFileDownload. La sua funzione è quella di elencare tutti i file non ancora scaricati dagli utenti. Le informazioni registrate sono:

• nome del file
• lista utenti che non hanno scaricato il file

report User File Download

Come abbiamo visto con l’aiuto dei log possiamo sapere come e quando il sistema viene utilizzato dagli utenti e avere il controllo degli accessi e delle operazioni delicate quali la modifica dei file o il download di un file da parte di un utente.

Prova la demo online !

Un modello di autorizzazione è una lista di permessi ( a utenti e gruppi ), a cui possiamo dare un nome e che possiamo successivamente applicare a file e cartelle. In questo modo, se ad esempio dobbiamo assegnare gli stessi permessi a più cartelle, possiamo prima creare un modello ( cioè la lista dei permessi ) e dopo, durante la creazione della cartella, associare direttamente il modello creato, senza dover aggiungere manualmente i singoli permessi.

Vediamo come funziona praticamente. Nell’area di amministrazione cliccare su Autorizzazioni nella barra in alto, poi su Modelli di Autorizzazioni nel menu a sinistra

modelli di autorizzazione - lista

clicchiamo su Nuovo modello di autorizzazione

modelli di autorizzazione - nuovo modello

inseriamo in nome modello il testo “gruppi-Filippo.Miceli ” e clicchiamo su Salva le impostazioni

Successivamente, nella lista dei modelli, clicchiamo su modifica in corrispondenza del modello “gruppi-Filippo.Miceli”.

Nel pannello di inserimento permessi, inserire il permesso di lettura per i gruppi ingegneri, dirigenti e amministratori e il permesso di controllo completo per l’utente Filippo.Miceli. Per confermare clicchiamo su Salva le impostazioni.

modelli di autorizzazione - permessi

Il nostro modello è creato e configurato correttamente, ora possiamo associarlo a cartelle o file.

Selezioniamo filemanager dalla barra in alto e poi clicchiamo su Crea Cartella

creazione cartella - associazione modello di autorizzazione

inserire nel nome cartella il testo “cartellaPubblica” e selezionare in Autorizzazioni il modello “gruppi-Filippo.Miceli“, cliccare poi su Salva.

Entriamo ora nell’area utenti effettuando il login come Filippo.Miceli e in corrispondenza della cartella “cartellaPubblica” cliccare su per visualizzare i permessi assegnati alla cartella

modelli autorizzazione - verifica assegnazione permessi

come vediamo i permessi assegnati sono quelli che abbiamo impostato nel modello di autorizzazione da noi creato.

Il modello di autorizzazione può essere associato anche ad un file o ad una cartella progetto, la procedura è la stessa.

Prova a creare i tuoi modelli di autorizzazione con la demo !

C’è chi aggiunge prefissi, suffissi, numeri progressivi, date.. qualunque cosa, basta che segua la nostra naming convention.

La funzione Rinomina Multipla, inclusa in WFiles, consente di rinominare uno o più file, impostando una regola di rinominazione personalizzata. Vediamo un esempio pratico.

Entriamo nell’area utenti e trasferiamo, nella cartella \Dirigenti\Filippo.Miceli\test, i seguenti file, con la funzione di upload multiplo:

rinomina multipla - upload

clicchiamo su rinomina

rinomina multipla - selezione file

selezioniamo i file che vogliamo rinominare e clicchiamo su avanti

rinomina multipla - impostazione regole

impostiamo la nostra regola di rinominazione utilizzando i seguenti caratteri

Il simbolo * quindi inserisce il nome del file in qualsiasi posizione, ad es. se impostiamo “doc_*” avremo “doc_filePippo.txt”.

Il simbolo # aggiunge una cifra numerica, ad es. con “*_#” si avrà “filePippo_1.txt”.  Se vogliamo più cifre, non dobbiamo far altro che inserire più # e quindi con “*_###” si avrà “filePippo_001.txt”.
Possiamo cambiare il numero progressivo di partenza, ad es. se impostiamo 10 il primo file partirà da “filePippo_010.txt” ( assumendo la regola “*_###” ).

Nel nostro esempio, inseriamo la regola “*_###” e facciamo partire il numero progressivo da 1. Per procedere clicchiamo su avanti

rinomina multipla - anteprima

ci viene visualizzata l’anteprima della nostra rinominazione personalizzata, a destra abbiamo i vecchi nomi e a sinistra i nuovi.  Per confermare clicchiamo su rinomina

rinomina multipla - conferma

il sistema ci dà conferma dell’avvenuta rinomina e a questo punto non ci resta che entrare nella cartella .\Dirigenti\Filippo.Miceli\test per verificare

rinomina multipla - verifica

Se vogliamo rinominare file già esistenti in WFiles, non dobbiamo far altro che cliccare sul pulsante e seguire la stessa procedura spiegata finora. La funzione è disponibile anche nell’area di amministrazione.

Se qualcosa non ti è chiaro, puoi seguire il Video Tutorial

Prova le tue regole di rinominazione con la demo online !

Un altro componente grafico molto utile nella copia dei file è la Progress Bar, ovvero la barra che ci indica lo stato di avanzamento, in percentuale, del processo di copia o di download dei file. La progress bar la troviamo anche in qualsiasi applicazione che indichi lo stato di avanzamento di un’operazione che impieghi un certo periodo di tempo ed è molto usata anche nelle applicazioni web.

WFiles utilizza sia il drag & drop che la progress bar, attraverso la funzione di Upload Multiplo. Tramite questa funzione potremo effettuare un upload di uno o più file, semplicemente trascinando col mouse i file dal nostro computer a WFiles.

Passiamo alla pratica. Nell’area  utenti del nostro web file manager, selezionare la cartella in cui inserire i file e cliccare su 

upload multiplo trascina i file

per eseguire questa funzione devi aver abilitato Java nel tuo browser oltre ad avere il Java Runtime installato sul computer.

La prima volta che aprirai questa pagina ti verrà chiesto di autorizzare l’esecuzione dell’applet. Alla fine del caricamento del componente Java, verrà visualizzata un’immagine con la scritta Trascina i file qui, questa è l’area in cui dovrai trascinare i file con il mouse. Seleziona quindi i file e trascinali nell’area in questo modo:

upload multiplo trascinamento file

durante il trasferimento, a seconda della dimensione dei file e della banda, la progress bar ci indicherà l’avanzamento della copia dei file dal nostro computer a WFiles. Una volta terminata l’operazione di upload, visualizzeremo l’elenco dei file inviati:

upload multiplo elenco file inviati

a questo punto, l’operazione è conclusa e, se desideriamo, possiamo inviare una notifica via mail agli utenti, oppure rinominare i file secondo le nostre esigenze.

Prova il drag & drop nella demo !